Un catecismo de seis mandamientos: así enseñan las empresas del Ibex a sus empleados cómo hay que hablar con los robots

Cuando la pruebe ya no podrá trabajar sin ella. O eso es al menos lo que pretende el nuevo paradigma laboral que ha comenzado su cuenta atrás con el desembarco de la inteligencia artificial (IA) generativa. Para su implantación progresiva, aunque de momento toca experimentar, las empresas del Ibex han empezado a desarrollar proyectos piloto con grupos de personal reducidos. Y entre sus primeras conclusiones ha extraído la que sin duda supone la madre del cordero: saber preguntar con eficiencia al algoritmo. Para ello existe un método cuyo catecismo se resume en seis mandamientos.

Aunque el 72% de las organizaciones mundiales aseguran que ya usan esta herramienta en al menos una función empresarial, según el informe El estado de la IA publicado por McKinsey a principios de 2024, tan solo el 11% de trabajadores internacionales (4% en España) reconocen estar preparados para el futuro, acorde con el estudio Global Workforce of the Future 2024, del Grupo Adecco. Hay trabajadores que exploran interactuando con los nuevos chatbots, que les salvan de tareas tediosas, proponen ideas o resuelven problemas técnicos. Una ayuda que genera ahorros de tiempo. Aunque, por ahora, no todas las compañías tienen claro a dónde redirigir el tiempo ganado en aras de una mayor productividad.

De lo que sí están convencidas es de que, para entenderse con la IA generativa, sus plantillas deben aprender a estructurar y ordenar cada pregunta: “Algo clave para que esta inteligencia, no humana, comprenda lo que buscamos”, sostiene Cristina Aranda, doctora en Lingüística y cofundadora de Big Onion y Mujeres Tech. La experta habla de una metodología “para lograr respuestas eficientes que nos ahorren tiempo e impacten en la productividad”. Un método al que se llega “a través de seis prompts” o “instrucciones lingüísticas”. “Las IA, en realidad, son muy tontas. Están entrenadas con todo lo extraído de internet o grandes bases de datos sin que se trabaje en la calidad del dato”, asegura Aranda. Y previene a las empresas de “acompañar al empleado” para evitar excesiva confianza en su uso. “Aunque lingüísticamente su respuesta sea impecable, puede que no tenga sentido y, aún peor, que sea incorrecta porque haya bebido de fuentes no fiables de la Red”.

Repsol es una de las primeras compañías que experimentan con Copilot Microsoft 365 en un grupo de 500 empleados. Lo aplica en tres ámbitos: eficiencia, calidad y experiencia. “Lo inmediato fue formarles para obtener respuestas útiles”, señala Guillermo Lorbada, responsable de Nuevas Formas de Trabajar de la petrolera. Y revela las seis órdenes (promts) que integran el método clave a seguir: “Pídale que actúe como una persona en un rol específico”. Y ejemplifica: “Procede como un analista de ventas que realiza un trabajo para un cliente”. A continuación, hay que dar contexto: “Aporta información relevante e incluye detalles”. Poner límites es el tercer paso: “Fechas, longitud de respuesta o estilo de lenguaje”.

La cuarta instrucción demanda transmitirle “pasos detallados” para que siga una estructura lógica al elaborar la respuesta. Decirle: “Lee este documento, reflexiona sobre los elementos clave y crea una tabla comparativa”. El quinto paso apunta el uso de plantillas. “Aporta un modelo previo que le permita basarse en un formato. Esto aumenta la efectividad de la respuesta”. El último promt trata de adelantar el resultado que se espera obtener, “lo que se consigue poniéndole un ejemplo”. Con estas pautas, Repsol ha logrado ahorros de tiempo de 121 minutos de media a la semana. Por tareas, el 84% de los empleados utilizaron la IA para buscar información; el 83% para resumir documentos; un 71% para extraer conclusiones; un 35% para mejorar la creatividad, y un 32% para planificar su día.

Velocidad

En esta línea, uno de los “hallazgos más esperados” en el piloto realizado por Iberdrola ha sido la velocidad registrada en las tareas cotidianas. “En la búsqueda y análisis de documentación se ha conseguido un 40% de ahorro de tiempo y un 33% en el resumen de documentación, correos e informes”, destaca la compañía. Señala también una mejora del 28% en la calidad de las entregas. En la eléctrica hablan de beneficios “no cuantificables” como la creación de contenido. “Atrás queda el síndrome del folio en blanco, cuyo bloqueo hacía procrastinar tareas”. Desde Amadeus, Beatriz Méndez-Villamil, su directora global de Tecnologías de la Información, añade otras funciones como “pedir que resuma una reunión y añadir puntos de acción, buscar información de forma más eficaz en la web y en los propios activos de información de la compañía”.

Como empresa tecnológica más avanzada, tras un programa de adopción temprana, 10.000 empleados globales de Amadeus utilizan Copilot Microsoft 365. “También se trabaja con Moveworks, que permite interactuar con nuestros conocimientos de tecnología para la resolución de problemas mediante un asistente virtual que se integra en Teams”. Méndez-Villamil advierte de que la supervisión humana es crucial y recuerda que el responsable final del contenido generado por la IA es el propietario o creador de este.

Algo que también tienen muy presente en Grifols: “Es muy importante que el usuario sea consciente de revisar siempre los contenidos propuestos por la IA y que comprenda los límites de la tecnología”, apuntan en la empresa. Sus conclusiones, sobre una primera muestra de 300 empleados, revelan que un 15% de ellos utilizan esta herramienta cada vez para más tareas y un 40% hace un uso más esporádico “debido a la falta de tiempo para explorar y aprender”. Reconoce que “hay empleados más abiertos a experimentar que otros” y que la IA se aplica “para mejorar nuestra competitividad en la transformación de procesos clave como la captación de donantes de plasma”.