¡Viva la fiesta!
Event Management es la aplicación de las mejores prácticas de gestión al diseño, organización y el desarrollo de actos y eventos tanto sociales como profesionales. Las empresas cada vez organizan más eventos para comunicarse y relacionarse con sus diferentes stakeholders: empleados, clientes, proveedores, accionistas, etcétera.
La gestión de eventos incluye estudios previos de las particularidades de la empresa, de sus productos y servicios y de sus marcas, la identificación de los públicos y audiencias a los que se quiere llegar, el diseño del concepto del evento, la planificación logística y la coordinación técnica de todos los aspectos del acto a desarrollar.
El desarrollo de los eventos profesionales como un sector industrial específico significa que su gestión debe ser tratada de forma rigurosa. De hecho, cada vez más actos y eventos tienen mayor impacto tanto en las empresas que los organizan como en los asistentes a los mismos y la propia comunidad en general.
Los especialistas en gestión de eventos diseñan actos en función de los objetivos que persigue la empresa
El concepto evento abarca desde la organización de un campeonato mundial deportivo hasta la de una convención, una presentación o un desayuno de trabajo para un reducido número de personas. Cada vez más empresas e instituciones organizan eventos de algún tipo y tamaño.
La gestión de eventos se considera cada vez más por parte de las empresas como una de las herramientas estratégicas de marketing y comunicación. Desde los aniversarios y lanzamientos de productos hasta las conferencias de prensa y convenciones de clientes, las empresas diseñan y llevan a cabo eventos promocionales para comunicarse con sus públicos internos y externos, como trabajadores, clientes reales, potenciales y proveedores.
Los especialistas en la gestión de eventos diseñan y llevan a cabo una gran variedad de actos corporativos en función de los objetivos que persiguen las empresas. Pueden ser estrictamente corporativos (conferencias de prensa, reuniones y convenciones), lanzamientos de producto (road shows e inauguraciones) o acontecimientos especiales como conciertos o premios.
Las empresas pueden tener este tipo de especialistas en sus nóminas u optar por la contratación de empresas especializadas que les resuelvan todos y cada uno de los problemas del evento; desde su diseño y conceptualización creativa hasta el desarrollo de las particularidades logísticas y técnicas.
¿Es mejor organizar el evento desde la propia empresa o contratar a una agencia especializada en este tipo de tareas? Las ventajas de la segunda opción son: 1. La agencia, por su especialidad, presentará más ideas para que el evento se adapte mejor a los públicos de la empresa y a los objetivos de ésta. 2. Por su experiencia, conseguirá mejores precios y descuentos de los distintos proveedores, lo que abaratará el coste total del evento. Las agencias pueden cobrar una cantidad por la totalidad del evento o unos honorarios por su diseño y gestión, separando los gastos a los que haya que hacer frente.
El gestor de eventos es la persona que planifica y lleva a cabo el evento. Debe ser un experto que aúne creatividad, conocimientos técnicos, logísticos, de marketing y de comunicación. Esto puede incluir el diseño, la producción audiovisual, el presupuesto, la logística y la negociación con todos y cada uno de los proveedores.
La gestión de eventos es una industria incipiente en España pero de enorme potencial en una economía de mercado en pleno crecimiento. Los eventos deben ser una herramienta de ventas donde es posible y deseable vender los mensajes de los clientes que buscan una repercusión mediática del evento que cree notoriedad de marca y consiga posicionar el producto para vender en un segmento de la audiencia muy determinado. Desde el punto de vista de la educación todavía no existe en nuestro país una buena oferta formativa para que los futuros gestores de eventos puedan formarse adecuadamente.
Pablo Antoñanzas es socio fundador de Comunica + A.
