Word, Excel y PowerPoint se conectan a Internet

Microsoft acaba de lanzar un nuevo servicio online va a situar sus programas más conocidos y utilizados en la era de Internet. El nuevo Office Live WorkSpace está disponible en la versión de prueba por el momento sólo en inglés, y optimizado para los usuarios de Estados Unidos, aunque funciona para cualquier usuario que tenga una cuenta con Messenger o Hotmail.

Este servicio supone un importante cambio dentro del procesador de texto Word, la hoja de calculo Excel y las presentaciones de Powerpoint que, por fin, van a aprovechar la capacidad de ser accesibles desde cualquier ordenador que le dota la web. El Office de Microsoft representa alrededor del 90% de los usuarios de aplicaciones ofimáticas, y los únicos que han logrado hacerle algo de sombra han sido con propuestas gratuitas (OpenOffice) o bien aplicaciones web, accesibles exclusivamente como Google Docs o Zoho.

Microsoft viene a cubrir un hueco en su oferta al permitir a los usuarios de Office puedan compartir sus documentos o crear grupos de trabajo en un portal donde se pueden almacenar 500 megabytes de información (unos 1.000 documentos, según los cálculos de la empresa). El objetivo de Microsoft es que este portal se transforme en una oficina virtual donde puedan colaborar hasta 100 usuarios diferentes en un mismo proyecto, a los que se les puede dar el permiso sólo para ver los archivos o para verlos y editarlos.

La compañía asegura que los documentos son accesibles desde cualquier ordenador, incluso si el PC no tiene Office instalado. Pero esto es una verdad a medias, pues muchos de los documentos hay que descargárselos primero para poder hacer modificaciones y luego volverlos añadir con los cambios realizados.

Otra de las limitaciones es que todos los usuarios tienen que tener una identificación Live, lo que equivale a tener una cuenta de Messenger o Hotmail o de cualquier servicio online de Microsoft. El problema es que si se lo envías a otra dirección de correo, el destinatario puede ver el documento, pero en ningún momento, manipularlo pues debe ser invitado con su cuenta de Live.

A pesar de estas pegas, el concepto que trae a la ofimática Microsoft puede tener un gran potencial. En realidad Office Workspaces evita que se envíen un montón de mensajes de correo electrónico con los mismos documentos, y hace que se vean los cambios de manera mucho más clara y que la colaboración sea más sencilla. Se pueden añadir comentarios, notas y todas las modificaciones se ven en un mismo pantallazo, o se puede activar una alerta que avisa de todos los movimientos en la cuenta de correo.

Microsoft combina su portal con un programa descargable, el Add-in Office, que se incorpora dentro de las distintas aplicaciones de Office de modo que se puede añadir un documento dentro de un "espacio de trabajo" virtual desde el propio archivo, sin necesidad de pasar por el navegador y teclear la dirección.

En esta misma línea, Microsoft tiene una aplicación muy interesante, Shared View, que permite que hasta 15 usuarios compartan en tiempo real un mismo escritorio como si todos ellos estuviesen utilizando el mismo ordenador.

El servicio puede tener otra orientación que la meramente laboral. Office Live Workspace se puede usar para realizar trabajos de clase, o para cuestiones domésticas o para organizar un evento. El usuario puede mezclar distintos escenarios, y cada uno de ellos trae sus propias plantillas predeterminadas como una invitación a una fiesta o una la lista de la compra, que el usuario puede adaptar a sus necesidades.

Todos los documentos almacenados en este portal se protegen de manera automática con el antivirus de Microsoft, el Forefront de Sharepoint. El servicio es accesible con Explorer o Firefox.

Office ya tenía unos servicios previos en el Portal Live de Microsoft, que vienen a completarse definitivamente en esta beta de Workspace. La compañía también cuenta con un servicio para empresas llamado Office Live Small Business, que ofrece otro tipo soluciones de alojamiento y de correo electrónico, entre otras cosas, que no tienen nada que ver con el nuevo portal colaborativo.